认证过程

认证过程

1. 对申请认证企业的基本要求

1.1申请条件和申请组织应提供的资料

1.2申请条件

QMS/EMS/OHSMS/FSMS/HACCP体系申请条件：

1）取得合法主体资格，并处于有效期内：中华人民共和国境内企业（事业）须持有国家市场监督管理主管部门颁发的《企业（事业）法人营业执照》及相关资质，企业分公司须持有上级公司的授权证明，其他性质的组织须持有主管部门相应的证明，境外组织应持有中国主管部门的登记注册证明；

2）取得相关法律法规规定的行政许可（适用时），并处于有效期内

法律法规规定的相关行政许可主要包括生产/服务、经营许可和与环境相关的许可，许可的项目通常与认证委托人所处的行业相关，如：

（a）生产/服务、经营相关许可：如食品行业的食品生产许可、食品经营许可；药品行业的药品生产许可、药品经营许可；建筑施工行业的资质（如施工总承包资质、专业承包资质）；危化品行业的危险化学品生产许可、危险化学品经营许可、危险化学品运输许可；机械行业的特种设备生产单位许可；宾馆及餐馆

行业的旅馆业特种行业许可、食品经营许可；危险废物行业的危险废物经营许可等。

（b）环境相关许可：如排污许可证或固定污染源排污登记；取水工程和设施的取水许可；生产、销售、使用放射性同位素与射线装置的辐射安全许可。

许可项目的依据为国务院办公厅发布的现行《法律、行政法规、国务院决定设定的行政许可事项清单》。

（c）安全健康相关许可：如建筑施工、矿山、危化品行业的安全生产许可证；供水行业的饮用水卫生许可；宾馆及餐馆行业的卫生许可；生产、销售、使用放射性同位素与射线装置的辐射安全许可等。

许可项目的依据为国务院办公厅发布的现行《法律、行政法规、国务院决定设定的行政许可事项清单》

3)按照认证标准建立管理体系且运行满三个月，审核前至少进行一次完整的内审和管理评审；

4））因获证组织自身原因被原发证机构暂停、注销或撤销认证证书已满一年（适用时）；

5）原认证证书发证机构被国家认监委撤销认证资质已满三个月（适用时）；

6）当前未被行政监管部门责令停产停业整顿；

7）当前未列入“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”发布的严重违法失信名单，未被应急管理部门列入安全生产严重失信主体名单;

8）一年内申请认证范围内的产品未发生产品质量国家监督抽查不合格，或发生产品质量国家监督抽查不合格但已按相关规定整改合格；

9）一年内未发生被行政监管部门责令停产停业整顿的突发环境事件；

注：突发环境事件及其级别的判定依据《国家突发环境事件应急预案》。

10）一年内未发生重大生产安全事故；

注：事故等级划分依据《生产安全事故报告和调查处理条例》。

11）拟认证的 OHSMS 范围所覆盖的活动符合相关 OH&S法律法规要求，不存在故意的和持续的违法行为。

12）其他应具备的条件。

13)一年内未发生违反相关法律、法规的食品安全事故（适用于FSMS、HACCP）；

14）生产经营的产品符合适用的我国和进口国（地区）相关法律、法规、标准和规范的要求（适用于FSMS、HACCP）；

15）三年内未因食品安全事故、违反国家食品安全管理相关法规或虚报、瞒报获证所需信息，而被认证机构撤销认证证书（适用于FSMS、HACCP）

1.3申请资料

1）认证委托人应提交的信息和文件资料：

a.认证申请：认证申请，包括认证委托人的名称、地址、认证依据的标准、申请的认证范围、认证范围内人员数量量（包括承包方的人数）及影响体系有效性的外包过程；

b.法律地位的证明文件，当管理体系覆盖多个法律实体时，应提供每个法律实体的法律地位证明文件；

c.申请认证范围所涉及的质量、环境、安全法律法规要求的行政许可文件、资质证书、强制性产品认证证书、以及申请认证范围所涉及的环境法律法规要求的排污许可证、环评批复等；

d.组织机构及职责；

e.生产/服务的流程、班次及轮班情况和季节性信息，所识别的重要环境因素信息以及任何适用的环境法规中的有关的法律义务；所识别的主要危险源和 OH&S风险，所使用的主要危险材料以及任何适用的 OH&S 法规中有关的法律义务；（可以清单或其他形式）

注：生产/服务的流程、班次及轮班情况和季节性信息，包括：工艺流程图、服务流程图，轮班的班次、人数、各班次的工作内容和工作时间信息，季节性生产/服务时间段信息等。

f. QMS、EMS、OHSMS 运行满三个月的证据

注：QMS 运行时间的认定应基于多维度证据，包括但不限于：体系文件发布实施时间、体系文件实施记录、内部审核报告、管理评审记录、过程运行数据等。QMS 有效运行满足3个月的证据可以是不同形式，但至少需要满足QES标准要求的文件化制度实施已满 3个月。

g.一年内所发生的质量事故、与质量相关的行政处罚、产品质量国家监督抽查不合格、其他质量抽查不合格的情况以及整改情况（适用时）；

一年内所发生的突发环境事件、安全生产事故、职业病情况、与环境 、OH&S相关的行政处罚以及整改情况（适用时）

注：认证委托人在申请日前一年内如果发生了突发环境事件、《生产安全事故报告和调查处理条例》中列明的各级安全事故、《职业病分类和目录》中列明的职业病、或与 OH&S 相关的行政处罚，则需要提供发生上述情况及整改情况的有关信息。

h.其他需要提供的文件。

2）申请转换组织提供资料：

对于新的认证委托人，仅在同时满足下列情况的前提下，认证机构可实施认证转换，否则应按照初次认证开展认证活动：

a.认证机构具有认证委托人申请认证的 OHSMS 认证范围的认可资格；

b.认证委托人持有其他被认可的认证机构（原认证机构）颁发的带认可标识的 OHSMS 认证证书（原认证证书）；

c.原认证证书处于有效期内，未被原认证机构实施暂停或撤销；

d.原认证机构认证业务正常运行，不存在认可资格到期、被暂停或撤销的问题；

e.认证机构应获得认证委托人初次认证审核报告或最近一次的再认证审核报告、监督审核报告、审核中发现的不符合及其纠正措施。

f.转换机构声明原件；

g.收到的投诉及采取的措施情况（存在时）；

h.在合规性方面与监管部门的任何承诺或约定（存在时）。

注：其它特殊项目须提交的资料，以签订合同时乙方提供的附件内容为准。

1.4市场部人员负责申请组织资料的验证

1.4.1对不能提供有效营业执照的组织，CNTCA不接受认证申请。营业执照过期的，要求提供原营业执照复印件和正在办理换证的有效证明；对需要生产许可证、卫生许可证或3C证书的组织，应提供有效的生产许可证、卫生许可证或3C证书，对年检或复查换证正在办理相关资质的组织，需提供当地生产许可证管理办公室/卫生许可证管理部门正在办理申请的相关证明，可先接受申请，审核结束后六个月内仍不能提供有效资质证时，该次审核结论无效。

1.4.2对特定范围的产品或服务实施行政许可或强制性产品认证，法规要求利用组织的质量管理体系认证结果，作为进入市场的准入条件的，CNTCA为了促进对认证结果的有效利用，对这些组织申请管理体系认证时尚无生产许可证，如果其他方向均符合条件，可以先受理认证申请，待审核、评定合格，发放一年期证书，若一年内取得许可或强制产品证书，按原认证决定日期换发三年有效期证书。

1.4.3市场部的人员接收认证申请书、组织资料、合同草案并与组织之间对理解上的差异点进行沟通解决，对组织提供的资料进行形式审查，确保对申请组织的各项认证要求，清楚地予以确定。

1.4.4资料基本齐全、符合要求，由项目管理人员录入基本信息后，交申请评审人员验收。

1.4.5申请评审人员查验申请组织提供的资料是否齐全、组织提供资质（包括营业执照、生产许可证、卫生许可证、3C证书等）是否有效

2. 认证申请评审

2.1技术部申请评审岗依据《申请评审、受理和审核人日确定规则》对申请组织的申请和信息资质进行评审和验证，为建立审核方案提供支持。市场部将申请评审的结果告知认证委托人。

其重点是：

1）应评估自身是否具备实施认证的能力，包括获批的认证业务范围、现有审核员能力、认证决定人员及其他认证人员能力、满足认证委托人其他要求的能力等；

2）申请组织及其管理体系信息的充分性和有效性，如：营业执照、相关资质，法律文件的有效性，申请书要求填写的信息及需提供的文件资料是否完整、真实，并进行验证以确定是否具备申请条件；

3）认证的要求是否明确、是否已形成文件（合同文本草案），并已提交给申请组织；

4）申请组织与认证机构在对申请与受理理解差异是否已解决；

5）确定申请范围和产品是否在CNTCA业务范围内，根据申请的范围、组织的运作场所（固定场所和临时场所）和其他影响认证活动的因素，评定认证业务范围分类代码/产品、单元，提出专业能力要求，并确定CNTCA有无实施审核和进行认证评定的能力；

6）申请组织采用的所有影响符合性的外包过程的信息。

3.申请受理及签订合同

3.1经评审，同意受理后，由市场部与申请认证组织签订正式的《管理体系认证合同》。

3.2经评审不同意受理的申请，市场部应记录拒绝的原因并向申请组织说明拒绝理由，相关资料进行作废处理，如申请组织有需要将相关资料退回，将作退回处理。

4.审核方案的策划

4.1 审核部审核方案管理人员应针对每个客户整个认证周期（包括特殊审核）制定审核方案，以清晰地识别所需的审核活动，这些审核活动用以证实客户的管理体系符合认证所依据标准或其他规范性文件的要求。认证周期的审核方案应覆盖全部的管理体系要求。

4.2初次认证审核方案包括两阶段初次审核、认证决定后第一年与第二年的监督审核和第三年在认证到期前进行的再认证审核。第一个三年的认证周期从初次认证决定算起，以后的周期从再认证决定算起。审核方案的确定和任何后续调整应考虑客户的规模，其管理体系、产品和过程的范围与复杂程度，以及经过证实的管理体系有效性水平和以前审核的结果。

注1：建立或修改审核方案时可能需要考虑的其他事项，在确定审核范围和编制审核计划时可能也需要考虑这些事项：

• -CNTCA收到的对客户的投诉；
• -结合、一体化或联合审核；
• -认证要求的变化；
• -法律要求的变化；
• -认可要求的变化；
• -组织的绩效数据[例如缺陷水平、关键绩效指标（KPI）数据等]；
• -利益相关方的关注；

注2：如果特定的行业认证方案有规定，认证周期可以不为3年

4.3监督审核的频次及时机

1）监督审核应至少每个日历年（应进行再认证的年份除外）进行一次。初次认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行，第二次监督审核应在认证证书签发之日起 24 个月内进行；两次监督审核的时间间隔不应超过 12 个月，即本次监督审核的开始日期距上一次监督审核的结束日期不超过 12 个月；除再认证的年份外，监督审核每个日历年需要进行 1 次。

2）在策划监督审核的频次和时机时，应注意了解受审核方业务运作的时间(季节或有限时段)特点，并了解客户内部审核方案安排的情况，合理选取和安排监督审核的周期及具体实施的时间；

3）出于认证行业公信力的需要，本机构将自觉遵守认证监管部门对于监督频次的特定要求。

4.4 如果客户已获的认证或由另一个认证机构实施的审核，则应获取并保留充足的证据，如审核报告、不符合报告及相应的纠正措施文件等，所获取的文件应能够证明对审核方案任何调整的合理性，并予以记录，并对以前不符合的纠正措施的实施情况进行跟踪验证，具体执行《证书转换实施规则》。

4.5 初次认证审核和再认证审核是对认证委托人完整体系的审核，应覆盖 GB/T 19001、GB/T24001、GB/T45001 所有要求，以及认证范 围内的典型产品和服务。认证证书有效期内的监督审核累计应覆 盖 所有要求。

4.6认证委托人不同班次完成的过程，以 及其所证实的对每个班次的管理体系控制水平来策划对不同班次实 施的审核程度，以确保审核的有效性：（1）每次审核应至少对其中的一个班次的生产或服务的活 动现场进行审核； （2）未审核其他班次生产或服务活动现场的，应记录未审 核的理由。

4.7 审核部是审核方案的策划部门，并负责对于审核方案的实施情况进行监视以及结果的评价和改进工作。

5.审核方案的内容

审核方案策划人员根据申请组织的规模，其管理体系、产品和过程的范围与复杂程度及申请组织的要求确定审核方案的内容。必要时，可根据以上内容和下列因素的影响调整审核方案的内容：

1）每次审核的范围、目的和期限；

2）审核的频次；

3）受审核活动的数量、重要性、复杂性、相似性和地点；

4）机构收到的对客户的投诉；

5）结合、一体化或联合审核；

6）认证要求的变化；

7）法律要求的变化；

8）认可要求的变化；

9）认可或认证/注册的需要；

10）以往的审核结论、或以往的审核方案的评审结果；

11）语言、文化和社会因素；

12）利益相关方的关注；

13）组织的绩效数据 （例如缺陷水平、关键绩效指标（KPI）数据等）；

14）组织或其运行的重大变化。

15）是否采用轮班作业，及轮班工作中发生的活动；

16）已获的认证或由另一认证机构实施的审核及以前不符合的纠正措施的跟踪。

17）OHS应包括组织控制下或施加影响的，对组织的OHS绩效有影响的活动、产品和服务。

18）组织的OHS应覆盖其控制的临时场所，例如建筑工地，不论其位于何处。

5.1.4 审核准则应被用作确定符合性的依据，并应包括：

a.所确定的管理体系规范性文件的要求；

b.所确定的由客户制定的管理体系的过程和文件。

5.2 选择和指派审核组

审核部调度接收市场部移交资料与申请方沟通之后，按照5.1条款输出的审核方案及《审核调度工作管理规则》进行下述工作：

根据审核目的、范围、准则、组织的规模及审核方案、公正性要求，选择相应领域、专业的审核员组成适宜人数的审核组，可参考附录1：质量管理体系审核员和审核组的能力要求、附录2：环境管理体系审核员和审核组的能力要求、附录3：职业健康安全管理体系审核员和审核组的能力要求等内容；

2）应确保审核组整体上具备申请评审所确定的审核能力，包括识别达到审核目的所需知识、技能，法律法规、合同和认证认可要求以及电子化远程管理技术的要求（适宜时），并按照申请评审的专业代码，从CNTCA的专业人员库中选择相应领域相关专业审核员，必要时可由技术专家支持；

3）应选择具备专业能力和综合能力强的审核员担任组长。当只有一名审核员时，该审核员应具备审核该组织所需要的全部专业能力并有能力履行审核组长的职责；如果是结合审核或一体化审核，组长宜至少对一个标准有深入的知识，并了解审核所使用的其他标准；

4）在组建审核组时，还应考虑审核组成员与受审核组织的沟通能力和审核组员之间的协作能力以及语种（外语），语言（方言）交流能力；

5）审核组长和审核员所需的知识和技能可以通过技术专家和翻译人员补充。技术专家和翻译人员应在审核员的指导下工作。使用翻译人员时，翻译人员的选择要避免他们对审核产生不正当影响；

6）如果审核组中包含一名或多名实习审核员，审核组长则要为每位实习审核员分别指派一名审核员作为评价人员。评价人员应有能力接管实习审核员的任务，并对实习审核员的活动和审核发现最终负责；

7）审核组长在与审核组商议后，应向每个审核组成员分配对特定过程、职能、场所、区域或活动实施审核的职责。所进行的分配应考虑到所需的能力、有效并高效地使用审核组以及审核员、实习审核员和技术专家的不同作用和职责。在审核进程中，为确保实现审核目的，可以改变工作分配，除不可预见的特殊情况外，审核过程中不得更换审核计划确定的审核员（技术专家和实习审核员除外）；

8）应确保审核组成员独立于受审核组织的活动并避免利益冲突，如：审核组成员不应是曾经受雇于或向申请认证组织提供过咨询服务的人员；

9）审核组成员组成和人日计算的附加规定：

a.实习审核员和技术专家不能单独审核，不计算审核人日数；实习审核员应在正式审核员的指导下参加审核，其在审核过程中的活动由负责指导的正式审核员承担责任。审核组中实习审核员的数量不得超过正式审核员的数量。

b.观察员（认可评审员等）不作为审核组成员，公司应在实施审核前就观察员的到场及理由与客户组织达成致，审核组应确保观察员不对审核过程或审核结果造成不当影响或干预；

c.见证审核员可以是审核组成员，但见证的期间不能重复计算审核人日；

d.如果审核组中有技术专家，在实施审核前公司应与客户组织就技术专家的作用达成一致。技术专家不应担任审核组中的审核员，但可以就审核准备、策划或审核向审核组提出建议，在现场审核活动中技术专家应由审核员陪同。

10)第一、二阶段审核组组长宜为同一人，第二阶段、再认证审核组至少由二名审核员组成且其中至少应包含一名第一阶段审核员。

11）审核组成员不得与认证委托人存在利益关系。

5.3 审核计划

5.3.1 总则

依据审核方案制定每次现场审核的审核计划。审核计划至少包括：审核目的、审核准则、审核范围、现

场审核的日期、时间安排和场所、审核组成员及审核任务安排。其中，审核员应注明审核员注册号，专业领域审核员和技术专家应标明专业代码，兼职审核员和在职技术专家应注明工作单位。

现场审核应安排在认证委托人的生产或服务处于正常运行时进行。

现场审核开始前，应将审核计划提交给认证委托人并经其确认。如需要临时调整审核计划，应经双方协商一致后实施。

5.3.2 编制审核计划

审核计划应与审核目的和范围相适应。审核计划至少应包括或引用：

1）审核类型；

2）审核目的和准则；

3）审核范围，包括识别拟审核的组织和职能单元或过程；

4）拟实施现场审核活动（适用时，包括对临时场所的访问和远程审核活动）的日期和场所；

5）预计的现场审核活动预期的时间和持续时间；

6）审核组成员及与审核组同行的人员（如观察员或翻译）的角色和职责，其中：审核员应标明认证人员注册号；审核计划应注明兼职审核员和技术专家的工作单位。兼职审核员以及技术专家暂无工作单位的，可依据社保缴纳单位填写，如果未缴纳社保的，填写无。兼职审核员以及技术专家退休的，填写退休单位并注明已退休。

5.3.3审核组任务的沟通

每一次审核前，审核部应当面或电话通知审核组的每一位成员，并下发书面《审核任务书》通知审核组，明确任务，要求审核组：

a) 检查和验证客户与管理体系标准相关的结构、方针、过程、程序、记录及相关文件；

b) 确定上述方面满足与拟认证范围相关的所有要求；

c) 确定客户组织有效地建立、实施并保持了管理体系过程和程序，以便为建立对客户管理体系的信任提供基础；

d) 告知客户其方针、目标及指标与结果之间的任何不一致，以使其采取措施。

机构在《通用管理体系审核方案及审核实施控制程序》中对审核组现场审核过程的基本要求做出了规定。

5.3.4 审核计划的沟通

6.初次认证审核

初次认证审核应分为两个阶段实施：第一阶段审核和第二阶段审核，两个阶段审核时间间隔最短不应少于 5 日，最长不应超过 6 个月。如果需要更长的时间间隔，应重新实施第一阶段审核。

6.1第一阶段

6.1.1第一阶段审核的目的是通过了解认证委托人的OHSMS 和其对第二阶段的准备情况，确定其是否具备接受第二阶段审核的条件并策划第二阶段审核的关注点。第一阶段审核的内容包括但不限于以下方面：

（1）了解认证委托人的情况，包括其活动、产品和服务、设施设备、工艺流程/服务流程、现场运作、重要环境因素、主要危险源和OH&S风险及其控制措施、生产/服务中使用和贮存的危险材料、适用的OH&S法律法规和标准；

（2）评审认证委托人QMS/EMS/OHSMS体系文件，确认其与认证委托人业务活动及产品和服务相吻合；

（3）确认认证委托人申请信息和文件资料的真实性；

（4）审核认证委托人理解和实施GB/T 45001/ISO 45001标准的情况，特别是对重要环境因素、QMS/EMS/OHSMS关键绩效、主要危险源和OH&S风险、过程、QMS/EMS/OH&S目标和运作的识别情况；

（5）确认认证委托人是否为第二阶段审核做好准备，已实施了内部审核和管理评审；

（6）确认认证委托人QMS/EMS/OHSMS认证范围、体系覆盖范围内有效人数和场所；

（7）认证委托人在环境、安全生产、职业病防治、消防等方面符合法律法规要求，以及作业环境满足相关职业卫生标准的情况。

6.1.2 为达到第一阶段审核的目的和要求，除下列情况外，第一阶段审核应在认证委托人现场实施：

（1）认证委托人已获本认证机构颁发的其他管理体系认证领域的有效认证证书，认证机构已对认证委托人OHSMS有充分了解；

（2）认证委托人获得了经认可机构认可的其他认证机构颁发的有效的QMS/EMS/OHSMS认证证书，通过对其文件和资料的审核可以达到第一阶段审核的目的和要求。

6.1.3认证机构应记录未在现场进行第一阶段审核的理由。

6.1.4 认证机构应将认证委托人是否具备第二阶段审核条件的结论书面告知认证委托人，包括所识别的需引起关注的、在第二阶段可能被判定为不符合的问题。

6.1.5 认证机构通过第一阶段审核发现相关申请信息和文件资料存在虚假情况的，应终止认证活动。

6.2第二阶段

第二阶段审核的目的是评价认证委托人管理体系的实施情况，包括对QES标准要求的符合性和体系的有效性。

1）机构编制了相关的文件用于现场审核的控制。具体操作见《通用管理体系审核方案及审核过程控制程序》。

2）现场审核时间的安排视组织的规模、审核现场数量以及认证依据的标准等诸多因素确定。

本机构编制了《公开文件》和《多场所认证实施规则》为审核时间的确定和安排提供依据。

3）第二阶段审核应在认证委托人的现场实施，至少覆盖以下内容：

（1）认证委托人管理体系与QES标准的符合情况及证据；

（2）依据QMSEMSOHSMS关键绩效目标和指标，对绩效进行的监视、测量、报告和评审；

（3）认证委托人实施QMSEMSOHSMS的能力以及在符合适用法律法规要求方面的绩效；

（4）认证委托人质量、环境、OH&S管理过程的运作控制及对主要危险源和OH&S风险的控制；

（5）认证委托人的内部审核和管理评审；

（6）针对认证委托人QMSEMSOHSMS方针的管理职责。

4）审核方法

a.审核的基本方法是抽样，审核过程本身存在一定的风险性，本机构通过识别和确认审核过程，规定审核的方式和方法，控制和管理审核的过程进而达到标准的要求；

b.对于审核的重点和关键要素及过程，机构按照不同的领域、分不同的专业分别编制了审核作业指导书，提供给审核组作为审核过程的技术指导性文件。

6.3初次认证的审核结论

6.3.1审核组对于第一阶段和第二阶段中收集的所有信息和证据进行分析，以评审审核发现并就审核结论达成一致。

6.3.2现场审核的末次会上，审核组将其现场审核结论向受审核方宣布之后，由审核组完成全套审核文件。

7. 实施审核

审核组应会同认证委托人召开首、末次会议，认证委托人的最高管理者和负有 OH&S 法律责任的管理者、OHSMS 相关职能部门负责人、负责监视员工健康的人员、OH&S 员工代表应参加首末次会议，认证机构应保留首末次会议签到记录、图片/音像证明材料。认证委托人的最高管理者不能参加首、末次会议的，应由获得书面授权的其他高级管理层成员参会，审核组应记录最高管理者缺席理由。

7.1召开首次会议

首次会议由审核组长主持，会议目的是简要解释将如何进行审核活动，详略程度可与客户对审核过程的熟悉程度相一致，并应考虑下列方面：

a)介绍参会人员，包括简要介绍其角色；

b)确认认证范围；

c)确认审核计划（包括审核的类型、范围、目的和准则）及其任何变化，以及与客户的其他相关安排，例如末次会议的日期和时间，审核期间审核组与客户管理层的会议的日期和时间；

d)确认审核组与客户之间的正式沟通渠道；

e)确认审核组可获得所需的资源和设施；

f)确认与保密有关的事宜；

g)确认适用于审核组的相关的工作安全、应急和安保程序；

h)确认可得到向导和观察员及其角色和身份；

i)报告的方法，包括审核发现的任何分级；

j)说明可能提前终止审核的条件；

k)确认审核组长和审核组代表CNTCA对审核负责，并应控制审核计划（包括审核活动和审核路径）的执行；

l)适用时，确认以往评审或审核的发现的状态；

m)基于抽样实施审核的方法和程序；

n)确认审核中使用的语言；

o)确认在审核中将告知客户审核进程及任何关注点；

p)让客户提问的机会

7.2审核中的沟通

7.2.1 在审核中，审核组应定期评估审核的进程，并沟通信息。审核组长应在需要时在审核组成员之间重新分配工作，并定期将审核进程及任何关注告知客户。

7.2.2 当可获得的审核证据显示审核目的无法实现，或显示存在紧急和重大的风险（例如安全风险、突发的生产过程事故导致的能耗严重异常、生产过程意外停止等）时，审核组长应向客户（如果可能还应向本机构的审核部）报告这一情况，以确定适当的行动。该行动可以包括重新确认或修改审核计划，改变审核目的或审核范围，或者终止审核。审核组长应向本机构的审核部报告所采取行动的结果。

7.2.3 如果在现场审核活动的进行中发现需要改变审核范围，审核组长应与客户审查该需要，并报告机构审核部。

7.3 获取和验证信息

7.3.1 在审核中应通过适当的抽样来获取与审核目的、范围和准则相关的信息（包括与职能、活动和过程之间的接口有关的信息），并对这些信息进行验证，使之成为审核证据。

7.3.2 信息获取方法应包括（但不限于）：

1）面谈；

2）对过程和活动时行观察；

3）审查文件和记录。

7.3.3 确定和记录审核发现

7.3.3.1 应确定审核发现（概述符合性并详细描述不符合），并予以分级和报告，以便能够为认证决定或保持认证提供充分的信息。

7.3.3.2 可以识别和记录改进机会，除非某一管理体系认证方案的要求禁止这样做。

7.3.3.3 关于不符合的审核发现应对照具体要求予以记录，包含对不符合的清晰陈述，并详细标识不符合所基于的客观证据。应与客户讨论不符合，以确保证据准确且不符合得到理解，但审核员应避免提示不符合的原因或解决方法。

7.3.3.4 审核组长应尝试解决审核组与客户之间关于审核证据或审核发现的任何分歧意见，未解决的分歧点应予以记录。

7.4 准备审核结论

在末次会议前，由审核组长负责，审核组应：

1）对照审核目的和审核准则，审查审核发现和审核中获取的任何其他适用的信息，并对不符合分级；

2）考虑审核过程中内在的不确定性，就审核结论达成一致；

3）对任何必要的跟踪活动达成一致；

4）确认审核方案的适宜性，或识别任何为将来的审核而需要的修改（例如认证范围、审核时间或日期、监督频次、审核组能力）。

7.5召开末次会议

7.5.1 审核组与最高管理者、相关的职能部门负责人员（适用时，还包括所审核的职能或过程的负责人员）召开正式的末次会议，并记录参加人员；末次会议由审核组长主持，会议目的是提出审核结论，包括关于认证的推荐性意见。不符合应以使其被理解的方式提出，并应就回应的时间表达成一致。

应要求组织代表邀请负有OHSMS法律责任的管理者，负责监视员工健康的人员、负责OHSMS的员工代表参加末次会议。如缺席，应记录缺席的理由。

注：“被理解”不一定意味着客户已经接受了不符合。

7.5.2 末次会议应包括下列内容，详略程度应与客户对审核过程的熟悉程度一致：

a)向客户说明所获取的审核证据基于对信息的抽样，因而会有一定的不确定性；

b)进行报告的方法和时间表，包括审核发现的任何分级；

c)本机构处理不符合（包括与客户认证状态有关的任何结果）的过程；

d)客户为审核中发现的任何不符合的纠正和纠正措施提出计划的时间表；

e)本机构在审核后的活动；

f)说明投诉和申诉处理过程。

7.5.3 客户应有机会提出问题。审核组与客户之间关于审核发现或结论的任何分歧意见应得到讨论并尽可能获得解决。任何未解决的分歧意见应予以记录并提交机构审核部。

7.6 审核报告

7.6.1 CNTCA应为每次审核提供书面报告。审核组可以识别改进机会，但不应提出具体解决办法的建议，机构应享有对审核报告的所有权。

7.6.2 审核组长应确保审核报告的编制，并应对审核报告的内容负责。审核报告应提供对审核的准确、简明和清晰的记录，以便为认证决定提供充分的信息，并应包括或引用下列内容：

（1）认证机构名称；

（2）认证委托人的名称和地址及其代表；

（3）审核类型（如初次认证、监督、再认证或其他类型）；

（4）结合、联合或一体化审核情况（适用时）；

（5）审核准则；

（6）审核目的及其是否达到的确认；

（7）审核范围，特别是标识出所审核的组织、职能单元或过程，以及审核时间；

（8）任何偏离审核计划的情况及其理由；

（9）任何影响审核方案的重要事项；

（10）审核组成员姓名、身份及任何与审核组同行的人员；

（11）审核活动（现场或非现场，永久或临时场所）的实施日期和地点；

（12）应描述与审核类型要求一致的审核发现、审核证据（或审核证据的引用）以及审核结论，重点反映认证委托人人重要环境因素识别与控制情况、主要危险源和 OH&S 风险识别与控制情况、内部审核和管理评审的过程、所取得的 质量、环境、OH&S 绩效，认证委托人实际情况与其预期质量、环境、 OH&S 目标之间存在的差距和改进机会；

（13）与QMSEMSOH&S 相关的行政处罚和认证委托人发生的质量、突发环境事件、OH&S事故及职业病情况，及相关原因分析和整改措施的有效性（适用时）；

（14）上次审核后发生的影响认证委托人QMSEMS OHSMS 的重要变更（适用时）；

（15）获证组织对认证证书和认证标志使用的控制情况（适用时）；

（16）对以前不符合采取的纠正措施有效性的验证情况（适用时）；

（17）已识别出的任何未解决的问题；

（18）说明审核基于对可获得信息的抽样过程的免责声明；

（19）审核组的推荐意见以及对申请的认证范围适宜性的结论。

7.7 不符合的原因分析

7.7.1对审核中发现的不符合，认证机构应要求认证委托人在规定的时限内进行原因分析，采取相应的纠正措施 。

7.7.2认证机构应对认证委托人所采取的纠正措施的有效性进行验证。认证委托人可以针对轻微不符合制定纠正措施计划，由认证机构在下次审核时验证。

7.7.3严重不符合的验证时限应满足以下要求：

（1）初次认证：在第二阶段审核结束之日起 6 个月内完成；

（2）监督审核：在审核结束之日起 3 个月内完成；

（3）再认证：在原认证证书到期前完成。

7.7.4对于轻微不符合，认证委托人应在规定的时限内进行原因分析并完成整改，并结合下一次现场审核进行验证。

7.7.5对于认证委托人未能在规定的时限内完成对不符合所采取措施的情况，CNTCA不应作出授予认证、保持认证或更新认证的决定。

7.8 纠正和纠正措施有效性

审核组应审查客户提交的纠正、所确定的原因和纠正措施，以确定其是否可被接受。应验证所采取的任何纠正和纠正措施的有效性，所取得的为不符合的解决提供支持的证据应予以记录，应将审查和验证的结果告知客户。

如果需要进行全面或部分的补充审核，或需要形成文件的证据（在将来的审核中予以确认），以验证纠正和纠正措施的有效性，则CNTCA应告知受审核的组织。

注：可以通过审查客户提供的文件化信息，或在必要时实施现场验证来验证纠正和纠正措施的有效性。验证活动通常由审核组成员完成。

8. 认证决定

8.1在对审核报告、不符合的纠正措施及验证情况和其他信息进行复核、综合评价的基础上，作出认证决定。

认证决定人员为专职认证人员，并不得为审核组成员，能力应满足关于资质审批的相关要求。认证决定过程不得外包，认证决定须由中华人民共和国境内的工作人员作出。

8.2认证机构有充分的证据确认认证委托人满足下列条件的，应作出授予、更新、扩大认证范围的决定：

（1）申请的条件；

（2）对于严重不符合，已评审、接受并验证了纠正措施的有效性；对于轻微不符合，已评审、接受了认证委托人的纠正措施或计划采取的纠正措施；

（3）认证委托人的管理体系符合标准要求且运行有效；

（4）认证委托人按照认证合同规定履行了相关义务。

8.3 初次认证审核的认证决定应在现场审核后 6 个月内完成。否则应在推荐认证注册前再实施一次第二阶段审核。

8.4 再认证审核的认证决定宜在上一认证周期认证证书到期前完成，最迟应在证书到期之日起 6 个月内完成。如果在当前认证证书终止日期前，未能完成再认证审核或对严重不符合实施的纠正和纠正措施未能进行验证，则不应予以再认证，也不应延长原认证证书的有效期。

8.5 认证委托人不能满足申请要求的，认证机构应以书面形式告知其未通过认证的原因。

8.6 认证决定的流程和管理规定，见《认证决定评定准则》。

经技术部评定合格后，总经理批准正式颁发认证证书。

中天认证客服人员或其他指定人员将审核报告提交客户组织，并保留签收或提交的证据。

认证机构享有对审核报告的所有权。

9.保持认证

本机构通过《通用管理体系审核方案及审核过程控制程序》，规定如何实施监督活动的认证保持及对监督活动进行的监视。

公司规定对所有的监督项目均进行独立的认证决定，技术部按《认证评定工作规则》和《认证决定评定准则》，指派认证决定人员进行复核，公司应在证实获证客户持续满足管理体系标准要求后保持对其的认证。对于监督审核，认证机构在满足下列条件时，可根据审核组长的肯定性结论保持对获证组织的认证，无需再进行独立的认证决定：

（1）监督审核未发现严重不符合及其他可能导致认证证书暂停、撤销的情况；

（2）获证组织认证信息未发生变更，不存在扩大、缩小认证范围的情况；

（3）认证机构建立了监督审核的监视机制并予以实施，可确保监督审核活动的有效性。

9.1监督活动应包括对获证客户管理体系满足认证标准规定要求情况的现场审核，监督活动还包括：

1）认证机构就认证的有关方面询问获证客户；

2）审查获证客户对其运作的说明(如宣传材料、网页)；

3）要求获证客户提供文件化信息（纸质或电子介质）；

4）其他监视获证客户绩效的方法。

9.2 监督审核的方式

监督审核的目的是验证获证客户运行的管理体系是否持续满足标准的要求并有效运行，监督审核采用现场审核的方式。

9.3监督审核的内容

编制了《通用管理体系审核方案及审核过程控制程序》，规定了监督审核的具体内容要求，相关管理体系标准的每次监督审核应包括对以下方面的审查：

a)内部审核和管理评审；

b)对上次审核中确定的不符合采取的措施；

c)投诉的处理；

d)管理体系在实现获证客户目标和各管理体系的预期结果方面的有效性；

e)为持续改进而策划的活动的进展；

f)持续的运作控制；

g)任何变更；

h)标志的使用和（或）任何其他对认证资格的引用

如果在监督中发现不合格，获证客户应在其与审核组商定的时间内采取有效的纠正措施，如果在商定的时间内获证客户没有采取有效纠正措施，本机构通过审定后缩小、暂停或撤销其认证资格，采取有效纠正措施的期限应与不合格的严重程度相适应。

10.再认证

10.1关注获证组织的认证证书到期时间，提前进行再认证审核的策划安排，确保留有足够的时间在认证证书到期前完成再认证现场审核。

10.2再认证审核应在获证组织现场进行，并应在认证证书到期前完成。再认证审核的内容至少应包括：

（1）结合其内部环境和外部环境的变化情况，确认获证组织QMSEMSOHSMS有效性及认证范围的持续相关性和适宜性；

（2）QMSEMSOHSMS绩效持续改进的证实；

（3）QMSEMSOHSMS在实现获证组织目标和QMSEMSOHSMS预期结果方面的有效性。

10.3 再认证审核策划时应考虑获证组织最近一个认证周期内的QMSEMSOHSMS 绩效，包括调阅以往的监督审核报告。

11.特殊审核

11.1 扩大认证范围

对于已授予的认证，由获证客户提出书面申请，提出与扩大认证范围相适应的相关证据，由市场部进行评审，并签订扩大认证范围的合同补充协议。审核部在确定审核组组成后，由专人针对扩大范围的内容进行文件审查，并进行必要的审核活动，以做出是否可予扩大的决定，这类审核活动可以结合监督审核同时进行。审核的重点是与审核扩大认证范围相关的过程、活动和部门、生产现场。审核结束后，经认证评定，总经理批准后，给予更新认证证书。这类审核活动可和监督审核同时进行，执行《特殊审核的实施规则》等文件中有所叙述。

11.2 提前较短时间通知的审核

为调查投诉、安全事故，对变更作出回应或对被暂停的客户进行追踪，可能需要在提前较短时间或不通知获证组织的情况下进行审核，此时：

（1）认证机构应说明并使获证组织提前了解将在何种条件下进行此类审核；

（2）由于获证组织缺乏对审核组成员的任命表示反对的机会，认证机构应在指派审核组时给予更多的关注。

12.暂停、撤销认证或缩小认证范围

12.1 机构在《认证证书、标志管理及认证资格处理程序》中对于获证客户在认证活动可能出现的认证资格暂停、撤销和缩小的相关活动做出规定。

12.2 暂停

12.2.1 技术部负责对认证证书的暂停的认证决定，在调查核实后5日内暂停其认证证书，并保留相应证据：

12.2.2 暂停的条件

（1）QMSEMSOHSMS 持续或严重不满足认证要求的，包括 QMSEMSOHSMS文件与实际业务运作严重脱离；

（2）不满足QMSEMS OHSMS 适用的法律法规要求，且未采取有效纠正措施的；

（3）受到与QMSEMS OH&S 相关的行政处罚，且尚未完成整改的；

（4）发生较大质量、环境、生产安全事故，反映获证组织QMSEMS OHSMS 运行存在重大缺陷的；

（5）拒绝配合市场监管部门的认证执法监督检查，或者提供虚假材料或信息的；

（6）持有的与QMSEMS OHSMS 范围有关的行政许可文件、资质证书等过期失效的；

（7）不能按照规定的时间间隔接受监督审核的；

（8）未按相关规定正确引用和宣传获得的认证证书和有关信息，包括认证证书和认证标志的使用；

（9）不承担、履行认证合同约定的责任和义务的；

（10）被有关行政监管部门责令停业整顿的；

（11）发生与QMSEMS OH&S 相关重大舆情的；

（12）主动请求暂停的；

（13）监督审核时发现的严重不符合的纠正措施未能在 3 个月内完成验证的；

（14）其他应暂停认证证书的。

12.2.3 暂停期间的管理

1）在暂停期间，获证客户的管理体系认证资格无效，本机构通过《认证证书、标志管理及认证资格处理程序》对此进行管理；

2）通过与获证客户所签订的合同条款具有强制实施力安排，确保暂停期间避免客户继续宣传认证资格；

3）机构通过《公开文件》提前向获证客户说明相关要求和处理规定；

12.2.4 机构通过审核部、技术部、综合部的管理对于涉及到不同暂停原因的情况进行跟踪，市场部在售后服务的过程中做好协助工作，确保在暂停期满之前相关问题得以解决，并根据具体情况确定暂停可否得以恢复的验证方式。当获证客户在本机构规定的时限内未解决造成暂停的问题，本机构按照要求进入撤销或缩小认证范围的环节。

注：通常情况下，本机构规定的暂停时间最长不超过6个月，在《认证证书、标志管理及认证资格处理程序》中做出具体规定。

12.2.5 撤销或缩小、注销

12.2.5.1在获得相关信息并调查核实后 5 日内撤销其认证证书，并保留相应证据：

（1）注销或撤销法律地位证明文件的；

（2）被“国家企业信用信息公示系统”和“信用中国”列入严重违法失信名单的，或被应急管理部门列入安全生产严重违法失信主体名单的；

（3）认证证书的暂停期限已满，但导致暂停的问题未得到解决或有效纠正的；本机构按照要求对其做出撤销或缩小认证范围的决定；

（4）发生重大安全事故的；

（5）QMSEMSOHSMS 没有运行或者已不具备运行条件的；

（6）其他应撤销认证证书的。

12.2.5.2在《认证证书、标志管理及认证资格处理程序》中对于撤销或缩小认证的条件和处理程序进行了规定。

12.2.5.3获证组织主动申请不再保持认证证书时，认证机构应确认在不存在暂停或撤销情形后，注销其认证证书，并保留相应证据。